個人情報の含まれる書類の紛失について

1　紛失した書類

　令和5年2月から3月に雇用した会計年度任用職員（1名、以下「当該元職員」という。）の令和5年分給与所得の源泉徴収票

2　経緯

　令和6年1月23日に「令和5年分給与所得の源泉徴収票」（以下「源泉徴収票」という。）を当該元職員に送付しましたが、既に当該元職員は転居していたため、本人の手元に届きませんでした。当該元職員からは、令和5年12月5日に、転居後の住所について当課に連絡をいただいていましたが、担当職員が失念し、旧住所に源泉徴収票を送付してしまったものです。
　その後、当該元職員が確定申告にあたって、源泉徴収票の送付がない旨、税務署に相談したことで、税務署を通じて当課に転居先の住所の提供があったため、2月22日に改めて転居後の住所に源泉徴収票を送付しました。
　3月13日には、当該元職員から1月23日に送付した源泉徴収票の所在について確認があったことから、当該文書が行方不明であることを認識し、ただちに当該文書の捜索を開始しましたが、現在まで発見されておりません。

3　紛失した書類の個人情報の内容

　当該元職員の「氏名」「生年月日」「支払金額」及び「住所」（転居前）等
　源泉徴収票の様式（PDF：102KB）

4　市町村課の対応

　3月15日に、当該元職員に対して、状況を説明するとともに謝罪しました。
　引き続き行方の分からない源泉徴収票の捜索に努めます。

5　再発防止策について

　個人情報の送付先の変更に繋がる職員の住所変更など、個人情報の取扱いについては、複数人で把握し管理できるようリスト化し、限定された職員間で共有化を図るとともに、雇用から一定期間経過した職員へ源泉徴収票を送付する際は、本人に電話で現住所を確認して送付することとします。また、今回の事案における反省点を今後に生かすため、所属内の不祥事防止研修で事例の共有を図り、再発防止に努めます。

このページの所管所属は政策局 自治振興部市町村課です。