個人情報が含まれる書類の紛失について

1　概要

認定のための事前審査を行うにあたり、県所管課であるがん・疾病対策課と外部の審査委員（医師）との間で連名簿及び臨床調査個人票を郵送し、審査を依頼していたところ、1通（2名分）が所在不明となっていることが判明しました。所管課及び審査委員が所属する医療機関、郵便局が当該書類を捜索しましたが、現時点で発見に至っていません。

2　紛失した書類

特定医療費支給認定の審査の際に使用する連名簿（注記1）　2件、臨床調査個人票（注記2）　2件

注記1　連名簿

注記2　臨床調査個人票

3　紛失した書類の個人情報の内容

申請者の氏名、住所、生年月日、家族歴、疾患名、症状、診断した医療機関、医師の氏名など（患者2名と医師3名分）

4　経緯

• 令和7年4月14日（月曜日）　県所管課から、特定医療費支給認定に係る連名簿及び臨床調査個人票を、疾患別に審査委員へレターパックにて発送。その際、返送用レターパックを同封
• 5月26日（月曜日）　審査作業を進める中で、2名分の書類が審査委員から返送されていないことに気づき、審査委員へ連絡
• 6月2日（月曜日）　審査委員から、「当該書類については既に返送したはずだが、レターパックの郵送管理のための追跡番号保管用シールは紛失した」旨の回答があったため、がん・疾病対策課内で当該書類を捜索
• 6月9日（月曜日）　当該書類が見つからないため、郵便局へ調査を依頼
• 7月23日（水曜日）　郵便局から郵便局内における残留物はないことを確認するとともに、審査委員が所属する医療機関においても、当該書類が残っていないことを確認

5　対応

7月28日（月曜日）及び29日（火曜日）に申請された方に御連絡し、説明と謝罪を行いました。

6　再発防止について

個人情報を含む書類の返信用として同封するレターパックについて、付随する追跡番号を県側で的確に管理することにより、配送状況を確実に把握できる体制をとるとともに、発送及び到着に関する確認記録を行うことを徹底し、再発防止を図ります。

 

（参考1）連名簿の見本（PDF：43KB）

（参考2）臨床調査個人票の見本（PDF：264KB）

このページの所管所属は健康医療局 保健医療部がん・疾病対策課です。