個人情報が含まれる書類の紛失について

1　臨床調査個人票及び照会文書の紛失

(1)紛失した書類
　特定医療費支給認定に係る審査に使う臨床調査個人票及び県から指定医あての照会文書
（注）臨床調査個人票：指定難病の患者が指定難病にかかっていること及びその病状の程度を証する書面として、指定医が作成した診断書（難病の患者に対する医療等に関する法律第6条第1項）

(2)概要
　特定医療費支給認定の新規申請に係る審査を行った際、臨床調査個人票の内容に疑義があったため、指定医に対して臨床調査個人票及び疑義内容を記した文書を郵送でやりとりしていたところ、1通が所在不明となっていることが判明しました。

(3)個人情報の内容
　申請者の氏名、住所、生年月日、住所、家族歴、疾患名、症状、診断した医療機関、医師の氏名など（患者1名と医師1名分）

(4)経緯
・4月24日（金曜日）　がん・疾病対策課から特定医療費支給認定の新規申請において内容に疑義のあった臨床調査個人票及び照会文書を、臨床調査個人票を記載した指定医が所属する医療機関（14機関）へ発送
・6月4日（木曜日）　発送した14医療機関中、1医療機関から回答が返送されていないことに気づき、当該医療機関へ連絡し、受け取った記録がないことを確認するとともに、がん・疾病対策課内及び当該医療機関での捜索を開始。同日改めて発送記録を確認するとともに、日本郵便へ調査依頼。
・6月11日（木曜日）　がん・疾病対策課内及び当該医療機関のいずれにも当該書類がないことを確認
・6月29日（月曜日）　日本郵便に調査結果を確認したところ、「発見に至らなかった」とのこと

(5)対応
　6月23日（火曜日）に申請された方に御連絡し、説明と謝罪を行いました。

(6)再発防止について
　個人情報を含む書類を発送する際の複数人での宛先確認を改めて徹底するとともに、医療機関から返送がない場合には、速やかに連絡するなど、再発防止を図ります。
また、追跡可能な方法での発送とすることを検討します。

2　特定医療費請求書の紛失

(1)紛失した書類
　特定医療費（指定難病）の償還払いに係る特定医療費請求書
（注）特定医療費請求書：特定医療費（指定難病）の支給認定を行った際、有効期間開始日から受給者証発行までの間に患者が自己負担限度額を超えて支払った額の払い戻しを行うための請求書で、患者が医療機関に支払った金額を医療機関が証明したものに、患者が口座情報等を記載して提出するもの。

(2)概要
　受給者から提出された特定医療費（指定難病）の償還払いに係る特定医療費請求書に、医療機関の押印がなかったため、当該医療機関あてに、押印して返信いただくよう当該請求書を郵送していたところ、所在不明となっていることが判明しました。

(3)個人情報の内容
　受給者の氏名、生年月日、受給者番号、振込先口座情報、請求者の氏名、住所、電話番号など（患者1名と患者家族1名分）

(4)経緯
・1月22日（木曜日）　がん・疾病対策課から医療機関あてに特定医療費請求書に押印するよう電話で依頼した上で、特定医療費請求書（原本）を発送
・6月11日（木曜日）　発送した特定医療費請求書（原本）が返送されていないことに、担当者が未処理の事案を確認している時に気づき、医療機関へ連絡し、受け取った記録がないことを確認するとともに、がん・疾病対策課内及び当該医療機関での捜索を開始
・6月15日（月曜日）　がん・疾病対策課内及び当該医療機関のいずれにも当該書類がないことを確認
・6月29日（月曜日）時点で、日本郵便に確認中

(5)対応
　6月23日（火曜日）に申請された方に御連絡し、説明と謝罪を行いました。

(6)再発防止について
　個人情報を含む書類を発送する際の複数人での宛先確認を改めて徹底するとともに、書類に不備があるなどの特別な対応が必要な事例についても、定期的に処理状況の確認を行う等、改めてルールを定め、再発防止を図ります。
また、追跡可能な方法での発送とすることを検討します。

 

（参考1）臨床調査個人票の見本（PDF：384KB）

（参考2）特定医療費請求書の見本（PDF：992KB）

このページの所管所属は健康医療局 保健医療部がん・疾病対策課です。