役員(理事及び監事)の変更手続に関するQ&A

掲載日:2018年2月9日

全般

「役員」とはどこまでをいうのですか。

A.役員とは、理事及び監事をいいます。

役員に変更があった場合、県への届出と法務局への代表権を有する理事の変更登記どちらを先に手続すればよいですか。

A.法令上どちらを先にという規定はなく、同時に行うものとなりますが、法務局への代表権を有する理事の変更登記を先に行っていただくことをお勧めします。

新たに役員が就任しました。役員の変更を県へ届け出る場合、住民票の添付は必要ですか。

A.住民票の添付は不要となります。ただし、次の方については、住所又は居所を証する書面が必要です。

1 福島県東白川郡矢祭町にお住まいの方が新たに役員に就かれる場合は、「住民票の写し」を添付

2 海外に住む日本人や外国人の方が新たに役員に就かれる場合は、「住所又は居所を証する権限のある官公署が発給する文書」を添付

※横浜市、川崎市及び相模原市のみに登記上の事務所を置くNPO法人については、各市にご確認ください。

住民票の添付は不要ということですが、届出書に記載する新しい役員の氏名や住所は、どのように記載すればよいですか。

A.県において住民基本台帳ネットワークで確認するため、住民票(印鑑証明書でも可)で記載事項を確認の上、住民票の表記のとおり氏名及び住所を記載してください。

役員の再任と新任

役員を再任した場合、県への届出や法務局への登記は必要ですか。

A.役員が再任した場合、県へは「役員の変更等届出書」による届出を行ってください。また、代表権を有する理事については、法務局へ再任の変更登記が必要です。

役員を再任した場合、総会の議決が必要ですか。

A.役員の再任の場合は、総会の議決が必要です。

ただし、法人によっては、理事会で理事を選任する規定が置かれている場合があり、その場合は、理事に限り理事会の議決が必要です。念のため定款の役員の選任規定をご確認ください。

前期の役員が再任することを今期の総会で議決しました。再任日は、総会で議決した日とするのですか。

A.役員の任期は定款で定められています。附則に第1期の任期満了日が記載されています。

例えば、附則に「平成26(2014)年6月30日」が任期満了日として記載してある場合、総会の開催日に関わらず、再任日は、平成26年7月1日となります。

以後、任期満了日は、この日から定款に定められた期間(例えば2年など)後となります。また、上記の場合、その総会で再任されなかった理事は、平成26年6月30日までは任期があることとなります。

なお、特定非営利活動促進法第24条第2項の規定により、任期の伸長規定を定款で定めている場合は、上記の例に限らない場合がありますので、定款の任期の伸長規定の有無をご確認ください。

定款の附則に定めた日やそれから起算した日以外で再任し、その日付で変更登記しました。この場合の再任日はどうなるのですか

A.登記した日から起算して定款で定めている任期(2年又は1年)が経った翌日が、新たな再任日となります。

任期途中に役員の1人が辞任し、新しい役員を選任しました。この場合、新しい役員の任期はどうなるのですか。

A.総会の議決した日が辞任日及び就任日になります。この場合の新任の役員の任期は、前任者又は現任者の残存期間となります。たとえば、他の役員の任期が、平成26年6月30日まである場合、平成25年2月1日に新たに選任された役員であっても、任期満了日は平成26年6月30日となります。

代表者の変更

代表者が変わりました。どのように届け出ればよいですか。

A.ケース1前の代表者が「理事」を辞任せず、別の理事から新代表者を選任した場合

新しい代表者をファックスや電話等で県へお知らせいただければ結構です。

また、代表権を有する理事については、法務局への変更登記が必要です。

ケース2前の代表者が「理事」を辞任し、別の理事から新代表者を選任した場合

前の代表者が理事を辞任したことについて、県に対しては「役員の変更等届出書」の提出が必要です。新しい代表者については、届出の際に、添え書きかメモで県にお知らせください。

また、代表権を有する理事については、法務局への変更登記が必要です。

ケース3前の代表者が「理事」を辞任し、新たに就任した理事が代表者になった場合

理事の辞任及び新たに就任した理事について、県に対しては「役員の変更等届出書」の提出が必要です。なお、添付書類としては、新任の理事の「誓約及び就任承諾書」及び「変更後の役員名簿」が必要です。住民票は原則不要ですが、一部住所等の証明書が必要となる方もいますのでご注意ください。(このQ&Aの「《全般》」参照。)新しい代表者については、届出の際に、添え書きかメモで県へのお知らせください。また、代表権を有する理事については、法務局への変更登記が必要です。

監事の選任又は辞任

監事を新たに選任しましたが県への届出や法務局への登記は必要ですか。

A.監事の新任について、県へは「役員の変更等届出書」による届出が必要です。なお添付書類として新任の監事の「誓約及び就任承諾書」及び「変更後の役員名簿」が必要です。住民票は原則不要ですが、一部住所等の証明書が必要となる方もいますのでご注意ください。(このQ&Aの「《全般》」参照。)なお、法務局への監事の登記は必要ありません。

同一人物が、理事を辞めて監事に就任しました。県への届出や法務局への登記は必要ですか。

A.理事の辞任及び監事の就任について、県に対しては「役員の変更等届出書」による届出が必要です。

なお添付書類として新任の監事の「誓約及び就任承諾書」及び「変更後の役員名簿」が必要です。住民票は原則不要ですが、一部住所等の証明書が必要となる方もいますのでご注意ください。(このQ&Aの「《全般》」参照。)また、代表権を有する理事の辞任については、法務局への登記も必要ですが、監事の就任については、登記は必要ありません。

同一人物が、監事を辞めて理事に就任しました。県への届出や法務局への登記は必要ですか。

A.理事の就任及び監事の辞任について、県に対しては「役員の変更等届出書」による届出が必要です。

なお添付書類として新任の理事の「誓約及び就任承諾書」及び「変更後の役員名簿」が必要です。住民票は原則不要ですが、一部住所等の証明書が必要となる方もいますのでご注意ください。(このQ&Aの「《全般》」参照。)また、代表権を有する理事の就任については、法務局への登記が必要ですが、監事の辞任については、登記の必要はありません。

氏名又は住所の変更

役員の名前や住所が変わったが、届出書の添付書類に住民票は必要ですか。

A.名前や住所が変わった場合、県に対して「役員の変更等届出書」の提出と、代表権のある理事については法務局への登記が必要です。また、名前や住所のみ変更の場合は、県の「役員の変更等届出書」の添付書類として、住民票等は必要ありません。

添付書類

「役員の変更等届出書」の添付書類に「議事録」や「印鑑証明書」は必要ですか。

A.県へお届けの際は、「議事録」や「印鑑証明書」の添付は必要ありません。ただし、変更後の役員名簿と、届出書に新任の役員が含まれている場合は、新任の役員の「誓約及び就任承諾書」が必要です。住民票は原則不要ですが、一部住所等の証明書が必要となる方もいますのでご注意ください。(このQ&Aの「《全般》」参照。)

新たに就任する役員に提出してもらう「誓約及び就任承諾書の謄本」の「謄本」とはどういう意味ですか。

A.原本の写し(コピー)のことです。原本証明は不要ですが、原本と相違ない写しを提出してください。原本は法人で保管します。

「誓約及び就任承諾書」に新たに就任する役員が押印する印は認印でよいですか。

A.認印で構いません。

「誓約及び就任承諾書」に新たに就任する役員が記載する日付はいつの日付ですか。

A.役員の選任決議をした総会の日(定款で理事会において理事の選任をする規定がある場合は、理事の選任のみに限り理事会で選任決議の日)又は、総会(理事会)の議決以降、就任する日までの日付を記載します。

添付書類のうち住民票は、コピー又は本体どちらを提出すればよいですか。

A.コピーではなく、行政庁から交付された住民票等そのものをご提出ください。