神奈川県行政改革推進協議会の会議結果(平成28年度 第2回)

掲載日:2018年3月10日

会議結果

次の審議会等を下記のとおり開催した。

審議会等名称

神奈川県行政改革推進協議会

開催日時

平成29年1月25日(水曜日)  9時30分から11時20分まで

開催場所

神奈川県庁新庁舎5階 新庁応接室

出席者【会長・副会長等】

岡本 由美子【副会長】、座間 進、髙橋 香苗、谷 俊子、成戸 昌信

次回開催予定日

未定

所属名、担当者名

行政管理課 改革調整グループ 長谷川、保坂 

掲載形式

議事録

議事概要とした理由

-

審議(会議)経過

議題 行政改革の取組状況について

(資料「行政改革大綱 平成28年度点検報告書(案)」を事務局から説明)

谷委員

業務改善の手法について、職員が学ぶ機会はあるのか。

荘田行政管理課長

改善すべき点を発見する機会として、各所属で議論する場を設け、職員が少なくとも年1回は参加する取組を行っている。各議論の中で、業務上の課題に対する改善策を検討している。実際に議論で挙がった課題の改善を図ったという所属もいくつかある。

人事課

県の研修施設において、業務改善に関する研修も実施している。また、新任主幹級研修や新任管理職研修等において、業務マネジメント等に関する内容も盛り込んでいる。

谷委員

改善の習慣を新人のうちに身に付けられるようにすると良い。業務が忙しくて改善できないというのは、職員に改善は特別なことという意識があるからである。本来の改善は、日々の業務で一人ひとりが行っていくものであり、改善すれば職員自身が楽になるものである。そのためには、必ずトップから発信して理解を促すことが必要である。現状では改善自体が目的となっている。

青木行政管理課副課長

知事とグループリーダー級職員との議論を行ったところ、行政課題の増加により職員の仕事量が増えており、各職員が孤立して業務を行っているケースが多いとの意見が出た。マネジメントを行う者の目が職員一人ひとりに行き届くよう、コミュニケーションの強化が必要と感じている。知事との議論を通して、作業面で工夫できることやアプローチの仕方を変えることができそうな業務を洗い出すため、今後、グループリーダーが自主的に「やめることリスト」を作成して、業務量を削減させる取組を行っていこうということになった。なるべく負担のかからない手法があればとは考えている。

谷委員

やめる業務についても、手法を学ぶことで効率的に改善が進む。知識を入れるだけでも、学んだ手法を自分の日常業務に当てはめることができる。

成戸委員

マネジメント研修に、企業の人も参加しているものを取り入れ、外部の視点を入れるのも良い。

人事課

外部講師による研修は多く行われている。また、必要に応じて、企業等が実施している外部の研修等に県職員が参加することもある。

成戸委員

仕事の進め方に変化を感じている職員が増えているとのことだが、その変化の内容は抽象的なものが多く、本質的な改善が進んでいないように見える。改善にはトップダウンの視点も必要で、自主的な議論だけでは議論の時間ばかり増える。例えば、会議の見直しについては、回数を減らすのか時間を短縮するのか等、幹部がある程度方針を示していくことが必要である。

荘田行政管理課長

幹部から改革の姿勢を発信しており、議論によるボトムアップの改善と併せてトップダウンでも取り組んでいる。来年度は具体策の検討に力を入れていこうと考えている。

青木行政管理課副課長

職員の意識を変える必要があるが、すぐに成果が出るものではない。行動すれば変わることを職員に認識してもらうことが必要と考えている。仕事のやり方をルール化するなどにより変化を感じる職員は増えているが、「内部調整業務が多い」、「残業を良しとする風潮がある」などといった、変えたい風土の改善を感じるまでには至っていない。このため、当面は、時間外勤務の削減に本気で取り組んでいく予定である。仕事の進め方はボトムアップで改善し、時間外勤務の削減はトップダウンで改善していく。

髙橋委員

評価指標を持つべきと考えるが、指標は置いているか。

また、自身の業務を全て改革することは難しく、まずはお客様サービスにつながる見えやすい改善をピックアップすることも必要と思うがどうか。例えば3日かかっていた業務を2日にするなど。

荘田行政管理課長

意識・風土改革について、目標となる指標を置いている。

お客様サービスについては、各局や各課でめざすべきものが異なるため統一することは難しいが、「取組方針」という形で目標を定め、それに向けたマネジメントを行っている。

青木行政管理課副課長

職員の業務を可視化するため、今年度から作業工程の詳細が分かるシートを作成し、スケジュール管理をしている。シートを作成する負担感もあるが、職員それぞれの業務を見える化し、業務管理につなげていく試みを行っている。

スマート県庁推進課

BPR(業務手順等の見直し)の取組も進めているが、いきなり全業務に展開するのではなく、仕事の見える化により、まず大変な業務を見出し、その部分についてBPRに取り組むことを考えている。そのため、仕事の見える化から業務改善につなげる研修も行っている。

髙橋委員

定量的な指標を立てることにより、成果が見え、職員のモチベーションにもつながる。

成戸委員

見える化によりボトムアップで改善していくのも良いが、幹部から効率的に進めるべき業務について方針を決めるトップダウンも必要である。

業務多忙と感じている職員が多いとのことだが、そう言った回答がでるのはどこの会社でも当たり前の話である。どう工夫して業務改善していくか、そこから先の話が重要。

谷委員

常勤・非常勤職員の人数や割合はどうなっているか。

人事課

かつてに比べると、常勤・非常勤職員、どちらも減少している。

谷委員

厳しい状態ではあるが、職員の心身を守ることも重要。2、3年目の職員は頑張るべきところと手を抜けるところが分からず、メンタルヘルスに影響が出ることがある。フォローが必要。

表面的には定時で帰っても、自宅に仕事を持ち帰ったり、休日に出勤することがないか、実質的な残業を厳しくチェックする必要がある。

青木行政管理課副課長

事故防止の観点からも、業務が煩雑になっている部分がある。中堅職員に余裕が無く、OJTが行き届いていないのではないかとの意見もあり、ノウハウの継承が大切だと感じている。

荘田行政管理課長

県では、先輩職員が新規採用職員を育てるメンター制度も導入している。

残業削減については、掛け声だけではなく、職員がどういった業務で、何故残業する必要があるのかを把握し、組織としてタイムマネジメントをしていく。

民間ではどのようにマネジメントをしているのか。

髙橋委員

勤務管理表を一人ひとりが作成し、何の業務をどれだけ行ったか振り返り、記録しているほか、パソコンのオン、オフを管理している。テレワークでもきちんと勤務時間を管理できるシステムになっている。

紙資料を持ち帰ることはセキュリティ面で禁止にしているが、アクセス権限を設定した上でのサーバー内の作業であればパソコンにデータも残らないので、テレワークが可能。

青木行政管理課副課長

勤務管理表の作成にかかる社員の負担感はどうだったのか。

髙橋委員

最初はあったが、徐々に浸透してきた。

成戸委員

下から分厚い書類を減らしましょうと言っても浸透しない。上から方針を発信しないと難しい。

谷委員

勤務管理表が自身の業務整理につながることを理解してもらえればよい。結果、仕事が楽になるはずである。

岡本副会長

やらされ感になってはだめである。改善の方針や指標をトップが示すとしても、それが自身のためになるということが理解できないと、やらされ感を感じる。

成戸委員

職員が管理されているという意識ではなく、経営に参加しているという意識を持つことが必要である。

座間委員

県では、トップが出した方針を受けて、各所管課長が業務の進行管理や職員の指導育成を行っているものと思うが、使用者は知事ではなく県民であることを認識すべきである。

これまで長い間、行政改革に取り組んでおり、最小経費で最大効果を生み出すという基本は脈々と受け継がれているものと思うが、職員の行政改革に対する意識が低いのではないか。

荘田行政管理課長

今までの行政改革は人員削減や出先機関の削減など、量的なものであった。27年度に策定した「行政改革大綱」はこれ以上の量的削減が難しい状況で、質的な向上を目指す方針に変えている。

谷委員

真面目な人ほど改善について深刻に捉えている可能性があるので、職員意見だけをもって改善が進んでないと捉えないよう気をつけて欲しい。

岡本副会長

多くの職員が内部調整業務に無駄を感じているようである。質的向上とは、少ない費用と時間でより良いアウトカムを生み出すというものであり、これらの無駄はもっと省くべきである。

青木行政管理課副課長

内部調整業務はまだ改善すべき点は多いと思うので、直していきたい。ただ、必要な内部調整業務はあるので、無駄ばかりではないという職員間の認識の共有も必要だと思っている。

成戸委員

どの段階で決定するか、責任は誰がとるのか、両方を明確にすることが必要。決定権限は下位職に委譲しても、責任はとるという意識を持つ。

実際には難しいが、原則と方針を決めて、それに沿っているかチェックするに留めることで、決定プロセスが簡素化されると思う。

青木行政管理課副課長

下位職への権限委譲を進めているが、責任者として情報を知っておくべきという意識は当然ある。

荘田行政管理課長

「任せる意識、任される意識」の徹底が難しい。

座間委員

事柄によるところがあるので仕方がない。上に報告するべき案件なのかルール化できるものでなく、ある程度慣習で判断することになる。

青木行政管理課副課長

民間では、上司への報告の都度、担当者も同席しているのか。

髙橋委員

ケースバイケースだと思う。

谷委員

管理職も含め、全員が担当者として業務に当たっていて、役職がない社員も担当者として責任を持って任されていた。そのため管理職が同席せず、担当者が部長クラスに直接説明に行き承認を得ることがあった。行政は管理職が常に何かを掌握し、承認することが仕事というイメージがある。

成戸委員

組織の規模にもよると思う。

髙橋委員

職員のモチベーションを高めるため、成果に対する表彰や褒める機会を設けることも必要である。

岡本副会長

本日の議題はここまでとしたい。

会議資料

行政改革大綱 平成28年度点検報告書 [PDFファイル/3.11MB]

 

Adobe Readerのダウンロードページへ

PDF形式のファイルをご覧いただく場合には、Adobe Readerが必要です。Adobe Readerをお持ちでない方は、バナーのリンク先から無料ダウンロードしてください。

本文ここまで
県の重点施策
  • 未病の改善
  • ヘルスケア・ニューフロンティア
  • さがみロボット産業特区
  • 県西地域活性化プロジェクト
  • かながわスマートエネルギー計画
  • 東京2020オリンピック・パラリンピック競技大会
  • ラグビーワールドカップ2019
  • 神奈川県発、アート・カルチャーメディア「マグカル」
  • ともに生きる社会かながわ憲章
  • SDGs未来都市 神奈川県 SDGs FutureCity Kanagawa