相談事例 - 店頭に掲示するためのプライバシーポリシーを作成したいのですが、どのような内容が必要なのでしょうか?

掲載日:2018年2月25日

相談内容

店頭に掲示するためのプライバシーポリシーを作成したいのですが、どのような内容が必要でしょうか?

回答

消費者に安心していただけるよう、個人情報の具体的な取扱いが分かる内容が必要です。

プライバシーポリシーでは、個人情報を目的外に利用しないことや苦情処理に適切に取り組むこと等を宣言すると同時に、利用目的・第三者への提供・開示など個人情報の取扱いに関する手続きについて、対外的に分かりやすく説明することが重要です。

以下に小売業者を想定した記載例を作成しましたので参考にしてください。実際にプライバシーポリシーを作成する場合は、事業分野ごとのガイドラインも参考にしながら、事業の実態に応じて作成してください。

株式会社●● プライバシーポリシー(作成例) 備考

法令等の遵守について

個人情報保護法以外にも、事業分野ごとに主務大臣が定めるガイドラインや、認定個人情報保護団体に加盟している場合はその団体が定める個人情報保護指針も遵守することが適切です。

当社は、個人情報の保護に関する法律、××分野個人情報保護ガイドラインなど、個人情報保護関係規定を遵守します。

取り扱う個人情報について

取り扱う個人情報・取得方法・利用目的を明確に記載します。
特に利用目的は、「事業活動のため」「サービス向上のため」「マーケティング活動」のためなどの抽象的な表現ではなく、出来る限り具体的に利用目的を特定しましょう。

また、顧客の種類ごとに取り扱う個人情報の内容や利用目的を限定するなどの取組みが望ましいと考えられます。

当社は、以下の個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

  • 氏名、住所、電話番号
  • メールアドレス
  • 当社との過去の取引に関する、取引日・商品名・金額の記録

個人情報の取得について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、以下の手段によって個人情報を取得します。

  • 商品購入時に、配送申込書によって、購入者・配送先の個人情報を取得します。
  • メールマガジンお知らせ申込書から、申込者の個人情報を取得します。
  • 修理申込時に、アフターサービス申込書によって、申込者の個人情報を取得します。

個人情報の利用目的について

当社は、以下の利用目的を達成するために必要な範囲内で個人情報を取り扱います。

  • 販売代金のご請求のため
  • 商品の郵送をご希望の場合、商品をお届けするため
  • ご購入いただいた商品のアフターサービスのため
  • 新商品・サービスに関する情報をお知らせするため

個人データの第三者への提供について

個人情報の具体的な提供先が想定できる場合には、提供先を明示することがより適切です。

また、オプトアウトや共同利用を行う場合は、必要事項を併せて記載しましょう。

当社は、事前に本人の同意がある場合や、法で定める例外的な場合を除き第三者に個人データを提供しません。

委託について

具体的な業務委託内容を記載するとともに、委託先への監督内容についても記載することがより適切です。

当社は、以下の場合に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託し、委託先に対しては、個人情報の適切な取扱いが行われるよう監督を行います。

  • 商品の発送を宅配業者に委託します。
  • ダイレクトメールの作成・発送を印刷業者に委託します。
  • 販売データの入力・管理を情報処理サービス業者に委託します。

適正管理について

従業者への教育状況、パスワード管理、入退室管理、組織体制・内部規程の整備、個人情報の廃棄方法など、具体的な取組みを記載しましょう。

当社は、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、安全管理のために次の措置を講じており、漏えい、紛失、毀損等の防止に取り組んでいます。

  • ××××××××
  • ××××××××

開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去について

本人への分かり易さのためには、どのような場合に保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去に応じない場合についても記載しておくとより適切です。

開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去を行う必要がない場合については、個人情報保護法第25条から第27条に定められています。

当社は、個人情報の本人から、保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去を求められた場合は、法令等の規定に則り、適切に対応します。

開示等の手続きについて

開示等の窓口・手数料・本人確認書類・開示等の請求への回答方法などの手続きを明記しておくと、本人にとってより分かり易くなります。

個人情報の本人から、保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去を求められた場合の手続きについて以下のとおり定めます。

  • 請求にあたっては、当社指定の請求書様式をご使用ください。
  • ご本人であることを確認する書類として、運転免許証、健康保険証、パスポート、年金手帳の写しのいずれかをご同封ください。
  • 保有個人データの開示請求の場合は、手数料として××円分の郵便切手をご同封ください。
  • 請求書は、郵送、FAX、もしくは持参のいずれかの方法で、下記の「個人情報に関する相談窓口」までご提出ください。

苦情・相談への対応について

苦情相談等の窓口を記載しましょう。
認定個人情報保護団体に所属している場合は、その団体の名称や連絡先も記載することが適切です。

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談については、以下の窓口で承ります。

個人情報に関する相談窓口

  • 株式会社●● ××××部
  • 横浜市××区××町××××番××号
  • (TEL)045-×××-××××
  • (FAX)045-×××-××××
  • ×××@××××××.co.jp

作成したプライバシーポリシーは、消費者が簡単に知ることができる状態におく必要があります。
例としては、「ウェブ画面のトップページから一回程度の操作で到達できる場所に継続的に掲載する」「事務所の窓口へ継続的に掲示する」などの方法が考えられます。

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本文ここまで
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