相談事例 - 地域や学校で名簿を作成・配付するにはどうすればよいですか?

掲載日:2018年2月25日

相談内容

学校や地域で名簿を作成・配付したいのですが、どのようにすればよいでしょうか?

回答

個人情報保護法の義務規定の対象である個人情報取扱事業者は、個人情報の適正な取得や利用目的の通知等のルールを守れば、本人の同意なく各種名簿を作成すること自体は可能です。ただし、これを配付(第三者に提供)するときに本人の同意が必要になります。

例えば、個人情報取扱事業者である私立学校において、クラス名簿や緊急連絡網などを配付する場合、次のいずれかの手続きを行えば、名簿の配付ができます。

(1)あらかじめ本人の同意を得る

入学時や新学期の開始時に名簿等を作成するにあたって、あらかじめ、「生徒の氏名、住所など、学校が取得した個人情報については、クラス名簿や緊急連絡網として関係者へ配付する」ことを明示し、同意の上で所定の用紙に個人情報を記入・提出してもらう。

※全員の同意が得られなかった場合も、同意を得ることができた人のみを掲載した名簿や連絡網を配付することはできます。

(2)同意に代わる措置を取る

  • 利用目的(例 緊急連絡網として配付)
  • 掲載内容(例 氏名、住所)
  • 提供方法(例 関係者へ配付)
  • 本人の求めにより名簿から削除すること
  • 本人の求めを受け付ける方法

の5点について、あらかじめ、本人に通知(郵便、電話、電子メールなど)するか、事務所の窓口への掲示・備付け、ホームページへの掲載などの方法によって、本人が容易に知ることができる状態にする。

※この際、本人から求めがあった場合には、名簿から削除しなければなりません。

〔配付に際しての留意事項(参考例)〕

名簿等を保護者や卒業生等の特定多数の者に配付する際には、印刷は必要部数に限り、受け取った方が、利用目的に沿った利用と適切な保護・管理を行うよう、例えば、次のような留意事項を明示して配付することなどが考えられます。

  • 名簿等に記載された生徒や保護者等の個人情報(個人データ)は、法によって保護される対象であり、慎重に取り扱われるべきものであること
  • 名簿等に含まれる個人情報(個人データ)をむやみに第三者へ公表・開示したり、不当な目的に利用させたりしないこと
  • 名簿等を破棄する場合は、適切、確実に行うこと
  • 名簿等の複写及び複製を禁じること など

消費者庁パンフレット文部科学省ガイドラインより作成>

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