議事録記載例

掲載日:2017年11月15日

議事録記載例

注意事項

上記は参考例であり、書式等はそれぞれの団体の慣習や定めに従い、次の点に留意して作成してください。
  • 議事録の原本は宗教法人側で保管してください。申請の際は、原本をコピーし、その余白に原本証明をしたものを提出してください。
  • 議事録の写しが2枚以上になる場合には、代表役員印で割印をしてください。
  • 申請に関係のない議題を含むときは、申請に必要な部分のみをコピーし、原本証明の字句を「上記は原本の抄録であることを証明します。」としてください。

議事録作成上の留意事項

議事録は、法人の事務を決議したことの証拠書類ですので、責任役員会の開催及び議事録の作成にあたっては、次のことを留意してください。

  • 法人事務の議決機関である責任役員会は、所定の手続を経て適正な資格を持つ責任役員のみで運営されなければなりません。適正な資格を持つ責任役員とは、規則の定めるところにより選定された者をいい、このことは法人に提出されている就任受諾書で裏付けられなければなりません。また、総代・干与人等は、責任役員会の議決には加わることはできません。
  • 議事録には会議の種別を示す表題の外、以下の項目を記載し、確認者の署名・押印等をしてください。
    ・開催日時(いつ)
    ・開催場所(どこで)
    ・出席者(だれが)
    ・議題(なにを)
    ・議事の経過(なぜ、どのように)
    ・議決事項(どう決めたか)
  • 議事の経過については、規則の変更の理由、議題の審議状況及び議決事項等を明確に記載してください。特に議決した事項に反対者がいる場合には、反対した者の氏名と反対理由を明示してください。
  • 当該法人の保管する議事録の原本には、議決に参加した者の全員が議事録確認者として署名・押印をしますが、総会等で、人数が多く、議事録署名人を選任する場合には、議事録署名人と議長が議事録の確認者として署名・押印をしてください。(責任役員会については、出席者の全員が署名・押印してください。)
  • 議事録は永く保管すべきものでありますから、議事録を記載する用紙は保管に耐えうるものを選んでください。
本文ここまで
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